Membina Spreadsheet menggunakan Aplikasi Microsoft Excel

Assalamualaikum dan salam sejahtera kepada rakan2 group IT fizikal 1.Sebelum terlambat,saya ingin mengucapkan Selamat Hari Raya Aidilfitri Maaf Zahir dan Batin.Ok~ Pada Artikel kali ini,saya ingin berkongsi akan cara2 nk buat "Spreadsheet" menggunakan Microsoft Excel seperti yang kita telah pelajari sebelum2 ni.

Microsoft Excel sememangnya mengandungi banyak fungsi dan kelebihannya.Antara fungsi2 yang terdapat dalam Microsoft Excel ini ialah SORT,SUM,IF,COUNTIF,VLOOKUP, dan CHART.Tatacara pengunaan Microsoft Word juga adalah berdasarkan SISTEM KOORDINAT.Okay,merujuk kepada tugasan Spreadsheet yang telah diberikan tempoh hari.

Arahan adalah seperti berikut.

1. Create a spreadsheet with Microsoft Excel that keeps the data of members in your group for immigration purpose. This spreadsheet should contain the student’s Matric Number, Name and State (example: Kuala Lumpur, Sarawak, Labuan etc.) they are from.
2. Rearrange the list in an ascending order of Matric Number with the SORT tool.
3. With a reference table of state code and name, use VLOOKUP to fill in a column for State Code.
4. By using IF function, add another column that determines whether the student needs to make a Student Pass when studying in Sarawak or not.
5. Add a new column to the right of the reference table called Frequency. Use COUNTIF to fill in this column with the total number of students coming from each State.
6. Calculate the sum of the student’s frequency from each State using the SUM function.
7. Create a column chart/graph for the frequency of students coming from each State.

1. Pertama sekali,Lengkapkan segala data2 yang diperlukan seperti No matrik dan Nama sebenar(diisi pada kolum yang berbeza.

2. Susun bilangan No matrik dan Nama mengunakan fungsi SORT.(Gambar di atas telah disusun dengan susunan "A - Z".Untuk mengubah susunan ini,klik pada SORT & FILTER di sebelah atas penjuru kanan dan ubah mengikut kesesuaian.

3. Fungsi Vlookup pula,ada memindahkan maklumat dari satu kolum ke kolum lain dengan merujuk maklumat yang .Arahan yang seterusnya meminta kita untuk mengisi ruangan kosong untuk kod negeri.

Dengan mengunakan maklumat negeri dan kod negeri pada kolum I dan J.Isi maklumat pada kod negeri kolum E.(Pastikan pada kolum D mempunyai nama negeri kerana maklumat kod negeri tersebut akan dipindahkan mengikut nama negeri itu.Pada tugasan ini,tulis pada bahagian fungsi iaitu fx dengan fungsi berikut =VLOOKUP(D2,$I$2:$J$17,2,FALSE)
D2 = Nama negeri pertama untuk dirujuk
$I$2 = Nama negeri pertama menjadi rujukan
$J$17 = Senarai kod negeri yang menjadi rujukan.
2,False (tulis je)
Sebelum anda menulis fungsi tersebut pastikan klik pada ruangan kosong E2 di bawah Kod Negeri.

4. Mengunakan IF fungsi merupakan suatu yang agak sukar kerana had pengunaan ujian IF hanya terhad untuk tiga perkara sahaja.Dalam mengisi ruangan pas pelajar,pelajar daripada sarawak dikategorikan "tidak perlu" dan pelajar bukan daripada sarawak dikategorikan "perlu".Dalam kumpulan kita,terdiri daripada 6 orang daripada sarawak,1 daripada sabah,1 daripada perak dan 1 lagi dari melaka.Untuk memasukan fungsi if.Pastikan hanya ada 3 item yang dimasukkan.Item yang dimaksudkan ialah "1 nama negeri","kategori untuk negeri tu","kategori untuk negeri lain".(jika anda memasukkan 2 negeri maka ralat akan berlaku).Klik pada F2 di bwh Pas pelajar dan masukkan fungsi seperti yang tertera di bawah.

5. Fungsi COUNTIF adalah untuk mengira bilangan dan kekerapan sebuah maklumat.Dalam tugasan ini,kita diminta untuk mengira kekerapan pelajar mengunakan fungsi COUNTIF.Sila lihat di bawah.(Sebelum memasukkan fungsi klik pada ruangan yang dibulat.Masukkan fungsi =COUNTIF($D$2:$D$10,I2) dan tekan "enter".

$D$2 = Negeri pertama untuk dikira

$D$10 = Negeri yang terakhir untuk dikira

I2 = Senarai negeri2.

(Menggunakan senarai negeri,Negeri2 yang tersenarai dalam kolum D akan dikira dan akan direkod di ruangan kolum K(Kekerapan).Bagi negeri yang tiada dalam senarai akan dikira 0.

6. Untuk mengira mnggunakan fungsi SUM pula,pastikan klik pada ruangan kosong sebaris dengan JUMLAH PELAJAR.Selepas itu masukkan fungsi =SUM(K2:K17) slpas itu tekan "enter".

(K2:K17) bermaksud bilangan kekerapan pada kolum K untuk dikira dan akan direkodkan pada K18 iaitu sebaris dengan JUMLAH PELAJAR.Fungsi SUM biasanya untuk mengira bilangan keseluruhan dengan mewakilkan koordinat.Lihat gambar d bawah.Bulatan di atas menunjukkan fungsi SUM dan bulatan di bwah pula menunjukkan nilai kekerapan keseluruhannya.

7.Untuk membuat chart pula,klik dan bold untuk kolum I,J dan K kecuali JUMLAH PELAJAR.Klik pada option "insert" dan pilih kolum mengikut kesesuaian.Dalam arahan cuma perlu Negeri dan Kekerapan.Selepas membina chart didapati bahawa satu maklumat perlu dibuang conthnya kod negeri klik pada satu palang besar chart yang mewakili kod negeri dan tekan Del.Akhirnya yang tertinggal adalah Negeri dan Kekerapan.Chart anda akan seperti ini. 

Setelah siap keseluruhan spreadsheet anda.klik pada save dan namakan file ini.Konklusinya,mempelajari Microsoft excel tidaklah begitu sukar kerana ia hanya menggunakan konsep koordinat dan ianya seronok kerana mempunyai pelbagai fungsi.Akhir kata daripada saya,minta maaf atas penerangan yang tidak seberapa ini.Saya thu mgkin ada diantara rakan2 yang sukar untuk memahami penerangan saya di atas.Namun,perjumpaan nnti saya akan terangkan secara terperinci berkenaan dengan tugasan ini.Okay.itu saja,selamat beraya~ jumpa d unimas! :D GoodLuck Alls! :)